什么是无纸办公室(Paperless Office)？

无纸化办公室是一种工作环境，其大部分或全部文件都以数字形式进行操作，以电子方式存储并易于存取。它基于这样一种理念：传统办公室的许多以前以纸张为基础的功能已经数字化。随着计算机在西方工作环境中的普及，意见领袖们...

无纸化办公室是一种工作环境，其大部分或全部文件都以数字形式进行操作，以电子方式存储并易于存取。它基于这样一种理念：传统办公室的许多以前以纸张为基础的功能已经数字化。随着计算机在西方工作环境中的普及，意见领袖们开始设想这样一个工作场所：数字化经营不仅可以简化业务流程，而且可以在很大程度上消除对纸张的需求无纸化办公室的基本思想是，在大多数情况下，在大多数行业中，文档不需要打印。例如，合同可以在一个办公室，通过电子邮件发送给各方，并以电子方式签字，各方提供一份经认证的签署文件副本。蓝图可以在线存储和访问，施工进度以数字方式跟踪。餐厅可以通过将其食品订购系统数字化来简化运营并将错误降到最低通过电子方式进行至少部分财务交易。

采用电子医疗记录减少了医生和其他医疗机构所需的管理时间专业人士除了简单地减少工作场所的纸张量外，数字化文档的一个显著优势是，每个人都可以立即获得最新版本。在医疗保健领域，获取准确、最新的信息尤其重要，因为在医疗保健领域，患者记录通常保存在各种不同的纸质文件中位置。当依赖这些文件时，出错的可能性很大。然而，有些患者将其相关的医疗数据存储在数字存储设备上，每当他们访问医疗保健专业人员时，该设备就会更新。这些设备通过中央数据库中维护的记录进行镜像，对减少医疗专业人员对纸张的依赖和对相关问题的脆弱性做出了重大贡献。与数字化记录相比，纸面文档有很多缺点。纸质文档需要大量的员工处理时间—创建文档，然后存储和检索文档。邮寄给纸张处理又增加了一层时间和金钱。纸质文档也必须按字母顺序或按创建日期存储，检索纸质文档的唯一方法就是知道它是如何存储的。此外，管理者们敏锐地意识到，一份错误的文件往往是一份丢失的文件。无纸化办公室最重要的障碍之一是人为因素，也就是说，大多数企业传统上都是以纸张为导向的，这很难做到改变旧习惯。例如，许多电子文件只是作为日常事务经常打印和归档此外，打印机和复印机的先进性和能力的不断提高，使人们能够打印出以前只能从商业打印机获得的高质量文件，但其成本只是其成本的一小部分。这导致了世界范围内的印刷狂潮；从无纸化办公室第一次出现到2000年，据估计，全球各类纸质文件的产量翻了一番。然而，从那时起，产出趋于平稳，随后开始下降。实行无纸化办公可能会产生良好的环境效益。纸张的生产造成森林砍伐和污染，除此之外，据说会加剧全球变暖的温室气体的产生。此外，在文件制作过程中使用的墨水本身可能含有有害成分，这些成分在体积上也会对环境产生不利影响许多档案可以数字化，实施无纸化计划的企业将扫描现有的纸质记录作为这些计划的一部分。许多公司发现，他们一直在存储许多不需要的纸质记录，除了减少纸质文档的存储量外，经历过数字化程序的组织还能够将空间重新分配给文档存储以外的其他用途

医生所需的大量文书工作使其很难在医疗保健领域向无纸化办公室迈进。