数字归档系统的好处是什么(Benefits of a Digital Filing System)？

数字归档系统的好处是多方面的，包括降低公司成本、环境效益、增加分类、查找和移动文档的便利性。建立数字归档系统的初始过程可能会更具挑战性，但许多办公室发现无纸化办公室，即使是半无纸化的办公室，随着时间的推移，对公...

数字归档系统的好处是多方面的，包括降低公司成本、环境效益、增加分类、查找和移动文档的便利性。建立数字归档系统的初始过程可能会更具挑战性，但许多办公室发现无纸化办公室，即使是半无纸化的办公室，随着时间的推移，对公司也有好处。像这样的数字归档系统的另一个好处是，它允许办公室在更小的环境中运行，因为在纸质文件归档系统中存储文件不需要很大的空间。拿着光盘的女人在许多不同的办公环境中，可以建立数字文件归档系统，即首先将纸质文件扫描到计算机上，或者在计算机上简单地创建文件。如果需要，可以打印文件，例如邮寄给客户，但是，办公室员工可以在不浪费纸张的情况下访问计算机上的文档。减少纸张和打印机的使用可以为公司节省大量资金。此外，这对环境更有利；即使一个办公室回收了大部分纸张，纸张的生产仍会对环境。数字归档系统的存储完全在硬盘上进行。这使得成千上万的文档可以存储在一个小区域，从而节省了宝贵的办公空间。硬盘驱动器在不断增加存储空间的同时，物理大小也在减小，这是另一个好处。此外，文档副本可以为了安全起见，备份到不同位置的其他许多硬盘驱动器上，通过使用密码和加密等工具可以使它们更加安全。搜索和提取文档变得更加容易在硬盘上执行搜索通常最多只需要几分钟。然后，文档就可以很容易地访问、修改、发送电子邮件或打印出来。一些公司发现，他们无法完全实现无纸化，甚至可以减少纸张使用量，例如使用数字归档系统来存储较新的文档，如果办公室想要实施一个数字归档系统，就需要额外的工具，如扫描仪，而且将文件转换成数字表格需要相当长的时间，但一旦系统建立起来，维护起来就相对容易了。