发票处理从交付发票开始该流程从通过传真、电子邮件、邮件或其他系统交付发票开始。会计人员需要打开并审核发票以决定如何继续。发票可能有采购订单号,表示该采购订单的负责人必须对其进行核实。这可能涉及到根据实际收到的项目核对发票,并首先核实是否有人批准了采购。如果没有采购订单号,会计必须检查单据,以确定正在讨论的产品或服务的种类。
发票处理可以使用采购订单号在电子发票处理系统中,人们可以记录发票数据,包括原始供应商、详细信息、到期日等,从而创建可跟踪的数据库条目会计主管可以请求按到期日和其他参数排序的待处理发票列表。会计批准付款后,可以使用文件中的供应商信息,通过支票、电子资金转账等方式进行资金调度。如果供应商是新供应商,如果账单数据不完整,会计部门可能需要联系以收集信息。公司根据其提交资金的方式,通过支票或确认号记录付款,创建一个记录,显示他们何时付款以及如何付款。一旦汇款,会计部门可以注意到发票已付款,并将其从分类帐中的"应付帐款"栏中移出。如果在付款方面发生争议,这些记录可供审查,以查明付款哪里出了差错,以及如何解决这个问题。发票处理过程中涉及的步骤可能会有所不同,这取决于公司和它所使用的系统。系统内置了故障保险,以避免双重付款、未经授权的采购付款等问题,在小企业,一个人可以负责这些付款,而大公司可能有一个完整的应付帐款部门,负责处理所有发票处理,从公用事业供应商到分包商,公司在特定项目中使用的每一个供应商。
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