什么是自动化秘书(Automated Secretary)？

自动秘书是一种在办公室里传送电话的设备。这些设备通常被小企业用作在办公室和不需要的电话（如电话销售员或错误的号码）之间提供基本过滤的方式。较大的企业通常会有一个实实在在的秘书来执行这项功能，使自动化秘书变得...

自动秘书是一种在办公室里传送电话的设备。这些设备通常被小企业用作在办公室和不需要的电话（如电话销售员或错误的号码）之间提供基本过滤的方式。较大的企业通常会有一个实实在在的秘书来执行这项功能，使自动化秘书变得多余。这一术语通常与虚拟秘书同义，但两者实际上是截然不同的。虚拟秘书是一个实际的人，而不是企业内部存在的人。在大多数情况下，手持电脑的人，自动秘书是一个小盒子，插在电话和墙壁之间的电话线上。当一个已知的和批准的号码呼叫电话线时，秘书将允许电话直接打到电话上。如果一个未经批准、未知或受限的号码呼叫，自动秘书将拦截它。一般来说，这种类型的拦截意味着自动系统应答呼叫并向呼叫者请求基本信息。在获得问题的答案后，设备将呼叫已连接的电话并将该信息转发给接受者，然后接受者可以选择接听电话。如果号码是坏的，或者接受者拒绝呼叫，呼叫将被路由到语音信箱或简单地断开连接。一个常见的错误是假设虚拟秘书和自动化秘书是同一件事。虚拟秘书是一个独立的承包商，在遥远的地方担任秘书。通常，这些工作人员将有一个家庭办公室，并执行共同的秘书工作，通常为几家不同的公司工作。共同的任务包括接电话、抄写信件或讲话录音以及安排旅行。尽管这两类秘书有很大的不同，但他们的总体方法是相似的通过去除传统秘书的空间和成本，企业能够以更低的管理费用运行。这使得企业能够在传统系统下破产的水平上运行。此外，使用虚拟秘书的自动电话功能通常可以使企业看起来更大，并且更有条理。就虚拟秘书而言，工作外包提供了额外的好处。一个工人可以同时为多家公司工作，而不是被迫做一份兼职工作。此外，在家工作允许有小孩的人，残疾或无法预测的工作时间安排。

发表于 2020-09-15 19:08
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分类：业务办理

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