秘书是干什么的(What does a Secretary do)？

秘书根据工作场所的不同，可以有一系列的职责，但一般来说，他们负责通过执行行政和低级管理任务来维持办公室的平稳运行。这些专业人员通常接听电话和电子邮件，并管理档案系统；他们还可以对邮件进行分类，组织会议，协调部门间的...

秘书根据工作场所的不同，可以有一系列的职责，但一般来说，他们负责通过执行行政和低级管理任务来维持办公室的平稳运行。这些专业人员通常接听电话和电子邮件，并管理档案系统；他们还可以对邮件进行分类，组织会议，协调部门间的沟通。在大多数情况下，工作被视为"入门级"，这意味着成功不需要特殊技能或学历。同样，通常也有提升的空间。有很多潜力或经验的人往往会发现自己在跑步对于越来越有声望、薪水越来越高的工作。

秘书可能负责安排约会。
，个人助理的工作通常包括在这一保护伞内。所有这些职位都是行政性的，通常都集中在文书工作和电子文件管理上。唯一的例外是政府级或其他官方的"秘书"，"比如国防部长或财政部长。尽管这些头衔可能意味着一种纯粹的低级职能，担任这些职务的官员通常级别很高，通常很少或根本不做行政或文书工作。

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文书技能
办公室管理是秘书工作中最重要的任务之一。这类工作可能有点宽泛，但几乎总是涉及行政和文书工作秘书通常管理办公室文书工作，包括收发邮件、创建和组织归档系统以及管理信件，计算机和文字处理技能是必不可少的。

接听电话也是秘书工作的一个重要部分。
通常，客户和客户在打电话给企业时会首先与之交谈。因此，礼貌和礼貌通常是必不可少的。专业人士在留言、让来电者等待或回答基本问题时，通常必须表现出非常得体的技巧。
日程安排和日程安排
在许多情况下，行政人员负责管理办公室日历和员工个人日历。他们通常负责安排会议和预约，并留意冲突和双重预约。这一任务在医疗机构等患者不断要求的地方尤其明显预约，但可以发生在更高级别员工"需要"的任何地方。即使只是安排午餐会议或安排晚餐预订，秘书通常也是高管和经理寻求帮助的第一批人。
管理职责
除了具备文书技能外，行政人员必须是时间和人的管理者。他们必须预见办公室人员的需求，迅速解决内部问题，高效地协调和召集不同的人。优秀的人际交往技能非常重要，尤其是当涉及到管理层和其他重要员工时很多工作可能是"幕后"的，秘书们甚至在提出要求之前就已经预见到了上级的需要和要求。
在大多数办公室里，
在员工层级中的职位，秘书被认为有点低级，几乎总是在办公室排名的最底层。他们通常对中层和高级管理人员负责，而且他们通常必须平等地帮助每个人。然而，大型企业和办公室通常都有完整的秘书人才库，在这种情况下，会出现一些更微妙的等级制度。在这种情况下，一些工人可能会被指派做一些琐碎的工作，比如归档和接听电话，而另一些人可能会管理日程安排，并与更高级别的员工互动。这些办公室的晋升通常取决于时间和经验。
秘书所能获得的一些最负盛名的工作是在个人协助方面。许多高级管理人员和公司领导都有敬业的管理人员，他们的整个工作生涯都是专注于管理和管理一位领导的日程安排。这种类型的秘书通常必须工作很长时间，处理有时不可预测的需求和要求，但通常是该行业中薪酬最高、最受尊敬的人之一。
培训和教育要求
不同的雇主对他们的秘书是如何受教育的。在某些情况下，高中文凭或同等学历就足够了，而在另一些情况下，有秘书证书或学位者优先。社区学院和职业学校经常提供课程，让感兴趣的学生学习文字处理和办公室管理的来龙去脉。学习这类课程通常是个好主意，即使不是严格要求的，因为它可以帮助求职者脱颖而出，并能给新员工带来经验上的提升
特殊情况：官员和政府秘书
"秘书"一词并不总是指办公室行政人员。在某些情况下，特别是涉及高级政府官员的情况下，这一称号可用于荣誉身份，以表示对广泛事务的管理各部门或监督主要政府部门可使用秘书头衔，但其工作不应与更常见的办公室管理角色混淆。

秘书通常和老板一对一地工作。