什么是软拷贝(Soft Copy)？

软拷贝是文档的电子副本。它与硬拷贝、打印在纸上或其他介质上的文档不同。软拷贝易于传输、分发、共享和操作-所有这些潜在的缺点或优点都取决于所涉及的文档。它们还可以通过打印出文件副本。许多无纸化或低浪费办...

软拷贝是文档的电子副本。它与硬拷贝、打印在纸上或其他介质上的文档不同。软拷贝易于传输、分发、共享和操作-所有这些潜在的缺点或优点都取决于所涉及的文档。它们还可以通过打印出文件副本。许多无纸化或低浪费办公室严重依赖软拷贝来交流和共享信息。

复印机用于打印硬拷贝，但软拷贝不需要。
通常在各种字处理程序中打开。为了增加安全性，文档可以以只读格式保存。这将允许用户查看文档，但不能更改软拷贝。如果用户担心数据被有权访问该文件的人更改或操作，这很有用。有些程序还维护更改日志，允许用户跟踪对文档所做的更改，并在需要时将其还原到以前的位置。

软拷贝，或文档的电子副本，可用于打印硬拷贝。
拥有软拷贝的人可以通过电子邮件发送，通过网络传输，或者把它们放在光盘或便携式硬盘上共享。这种不同的分发技术可能是有用的，可以让办公室省去传真机和信使之类的开支软拷贝通常不具有与硬拷贝完全相同的法律地位，因为它可能会被修改，但它们可以用于办公室的大多数活动，包括来回发送合同的软拷贝草稿以供编辑和批准，人们在签名前仔细审阅硬拷贝，以确保它包含他们想要的更改。
软拷贝也可以用于演示文稿之类的事情，人们可以通过电子方式分发文档，以便每个人都有一份副本，或者在演示文稿或活动时将其显示在屏幕上。编辑"最后一分钟"对于那些希望有时间完善自己的演示文稿以及可能需要在最后一分钟进行更改以适应不断变化的信息和其他问题的人来说非常有用。教师通常将课堂材料以软拷贝形式存储，以便随时更改并重新用于课堂。
对于空间占主导地位的办公室而言考虑一下，完全或大部分采用电子方式可以带来显著的好处。人们可以在软拷贝中查看材料，避免生成需要存储的大量纸张。如果考虑到安全性，可以建立电子安全措施，为软拷贝提供尽可能多的保护。这可以包括远程备份等工具，以便在发生火灾、病毒和其他问题时保存副本。

文档的软拷贝或电子副本用于生成硬拷贝，打印在纸上以供编辑和批准。