EDI有助于更好地利用仓库空间。EDI被大量企业使用。超过100家,成千上万的企业已经用EDI取代了传统的方法。这个新系统有很多优点,成本就是其中之一。计算机到计算机的交换比传统的文档交换方法便宜得多。处理一张纸质订单的成本可能高达70美元,而使用EDI则要花费1美元或更少当计算机在EDI中处理文档时,人为错误的可能性也更小。速度是另一个好处。一张纸质订单从买家要求到发货人发货需要10天到2周的时间。现在,同样的订单可以在不到一天的时间内处理完毕这些更快的交易时间有助于保持有效的库存水平。它们也有助于更好地利用仓库空间,减少缺货问题。这反过来又会降低运费,因为不需要在最后一刻加收紧急送货附加费这个过程有一些缺点。EDI只有在与公司打交道的每个人都使用相同方法的情况下才能起作用。如果某些企业没有进行转换,其他与之打交道的公司可能不得不使用EDI以及更传统的方法。这既费钱又费时。这可能涉及一种方法当另一个工人以电子方式发送文件时,维护邮寄过程的员工。使用EDI进行采购的过程非常简单。一旦一个采购订单被写下来,文件被翻译成特定格式,并通过互联网提交给供应商。必须确保双方使用的文件格式完全相同。对于使用EDI的公司来说,安全性是一个重要问题在整个过程中,使用密码、加密和用户身份验证来控制数据安全。EDI有一个软件,可以检查和编辑文档的准确性。基本上,运行这种文档交换方法所需的一切是一台计算机和互联网接入。有许多公司提供无需繁琐的EDI软件应用程序包。这些公司都有自己的加密软件,安装过程可以在几分钟内完成。从一个小的初始支出,公司可以使用EDI来提高效率,同时节省时间、金钱和劳动力。
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