如何选择最佳的采购订单系统(Choose the Best Purchase Order System)？

采购订单系统是指个人为公司使用而请求购买货物和服务时必须经过的一系列步骤。这些系统为跟踪公司财务资源的流动提供了一个审计跟踪。系统的业务环境中存在多个系统。其中大多数集中在公司的会计和内部单据系统。选...

采购订单系统是指个人为公司使用而请求购买货物和服务时必须经过的一系列步骤。这些系统为跟踪公司财务资源的流动提供了一个审计跟踪。系统的业务环境中存在多个系统。其中大多数集中在公司的会计和内部单据系统。选择最佳的采购订单系统需要考虑与公司业务系统相关的许多因素。

当请购单到达时采购部，企业主和经理应该决定他们是要使用手动还是自动的采购订单系统。手工系统通常包括纸张的使用包含按顺序编号的采购订单的笔记本。在提交审批之前，员工将填写表格，通常需要供应商、价格、数量、说明和会计代码。这些文件通常包括存档的副本。自动化系统的工作原理类似，但是，员工将使用公司的业务或会计软件并填写电子采购订单文档。

采购订单系统通常包括一份副本存档在选择采购订单系统时，公司正常操作生成的采购订单数量会起到很大的作用，如果使用手工系统，会变得很繁琐，会导致单据丢失，导致员工重新创建采购订单，根据适用的联邦或州法律，公司通常必须将这些文件保存几年。一个自动化的采购订单系统可以缓解这些问题，尽管学习和使用计算机版本可能需要更多的培训选择采购订单系统时要考虑的其他因素包括使用采购订单的员工数量和公司采购办公室的位置。允许多个员工访问和创建采购订单可能要求公司手头有更多的纸质文档或更多的用户名来访问采购订单模块。在下订单时，大型组织通常会有一个采购部门或采购经理来处理采购订单。让多个人提交采购订单可能会在采购部门造成信息溢出。公司可能需要限制对采购订单系统的访问为了避免这个问题。公司还需要考虑采购订单如何流入会计部门。会计部门的个人必须能够方便地访问系统，以便在付账单。审计人员还需要访问权来确定信息是如何在公司内部流动的无法通过系统中的每个步骤跟踪采购订单可能会导致文档更改，从而影响公司现金管理流程的重要部分。

一份好的采购订单系统应便于确保所有订购的物品均已交付。