电子邮件归档的最佳提示是什么(Best Tips for Email Archiving)？

Email或e-mail，简称Email，是指通过互联网发送的文本消息的名称，用户可以在线接收这些文本消息，也可以使用push或pull技术通过邮件客户端下载，这取决于接收消息的设备和程序。归档指的是一种存储计划，其中的项目按逻辑和可访...

Email或e-mail，简称Email，是指通过互联网发送的文本消息的名称，用户可以在线接收这些文本消息，也可以使用push或pull技术通过邮件客户端下载，这取决于接收消息的设备和程序。归档指的是一种存储计划，其中的项目按逻辑和可访问性排列方式。它也可以指备份材料。电子邮件存档是指一个系统的电子邮件归档系统，它可以将邮件从服务器上删除并安全地备份。电子邮件存档的最佳技巧之一是在收到邮件或在收件箱中看到不需要的电子邮件时立即删除。最好先处理电子邮件存档是考虑你的选择。决定是否足够将你的电子邮件存档在云端，或者你是否需要在你的机器上或硬拷贝存档。也许某些材料需要打印出来，而其他材料可以保留为电子形式。如果电子邮件要在您的计算机上存档，请决定是否在外部硬盘上进行备份，以及是否需要以邮件客户端的文件格式以外的格式保存任何内容，例如，以PDF文件格式保存。外部硬盘驱动器可用于存储电子邮件。通常，创建电子邮件存档系统的第二步是在电子邮件客户端中创建存储文件夹的层次结构。在此过程中，您可以将个人电子邮件与业务电子邮件分开，并确保您需要更频繁访问的文件夹易于访问。请记住，可以重新组织文件夹因此，一旦一个最优先的项目完成，您可能希望有一种方法将其归档到文件夹系统中，例如将其放入一个名为“completed Projects”的文件夹中考虑一下，创建过滤器将收到的邮件直接分类到文件夹中是否对你有用：有些人信守这一功能；有些人从不使用它。电子邮件存档的最佳提示之一是在收到或在收件箱中看到不需要的电子邮件时立即删除它。这可以节省时间，因为你永远不必审阅它同样，也有助于防止不必要的资料到达档案室，档案室只应储存有价值的资料。或者，如果更适合你，你可以在存档前进行大量删除。你可以将你的邮件客户端设定为从服务器上删除邮件的时间，但要定期，访问您的ISP网站，查看服务器上的实际内容，并根据需要进行清理。如果您有足够的空闲服务器空间，您可以选择将重要的电子邮件保留在那里作为额外的存档。在商业环境中，遵守法规、安全，效率是决定电子邮件存档决策的关键因素。企业电子邮件存档可以通过为此目的而设计的软件应用程序进行管理，这些应用程序具有解决特定业务问题的功能。这些功能包括管理虚拟纸面记录和删除不再需要的邮件的能力