改进后的工作流程被证明可以最大限度地提高效率,最大限度地减少时间和资源的浪费,并提高士气改进工作流程的第一步是识别和消除浪费,最大的浪费就是时间。现代工作场所已经习惯并依赖于电子邮件、即时消息和短信。这些沟通方式旨在节省时间,但它们可能会导致无用信息过剩和浪费时间。你可以通过消除或限制即时消息和短信以及对电子邮件设定合理的期望值来改进工作流程。电子邮件一收到就立即作出反应或回复可能会浪费时间。在一天中设置几次专注于阅读和回复电子邮件将改善您的工作流程和工作效率。
限制短信可以改善工作流程这些中断只是众多中断中的一小部分。任何一项工作或流程都会在合理的时间段内进行得更好、更进一步,而不是试图以较小的增量完成它。甚至留出20或30分钟专注于一项任务或流程,都将帮助您在提高工作效率和改进工作流程。在相对较短但不间断的时间内专注于某个特定的任务是帮助您改进工作流程的最佳方法之一。适用于更复杂的程序和更大的组织,它需要一个更系统化的方法来改进工作流程。这些流程包括将工作流程分解成小部分,有限的步骤和分析每一步所涉及的任务。然后可以分配给每个步骤的两个最重要的原则是责任和自动化。需要一个人或一个实体完全负责完成每一步,这就消除了指责和拖延下一步是问一个步骤是否可以自动化。流程中任何一个可以完全自动化的部分,将人员从等式中解放出来,是改进工作流的主要步骤。在分析了每个步骤之后,分配了职责,而且工作在可能的情况下已经实现了自动化,整个工作流过程将得到很大的改进,改进工作流的步骤大多涉及常识和传统管理技术挑战在于将工作流程分解为可管理的步骤,然后改进每一个步骤,这样,您就可以消除浪费,最大限度地提高时间和生产力,并改进工作流程。
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