员工可能需要提交燃油收据,以确认公司的钱确实花在了汽油上在提供里程补偿的机构工作的员工通常需要提供他们驾驶的营业里程的准确账目。大多数公司都有一个标准的表格,叫做开支报告,员工据此填写相关信息,概述其开车地点、到达目的地的里程数以及每次特定访问的商业目的。当管理层批准费用报告时,然后,雇员就可以得到他所产生的费用的补偿,这通常是通过计算行驶的营业里程数乘以雇主确定的当前偿还率来计算的
由于汽油是一笔钱,雇主通常会给使用私人车辆进行公司业务的员工报销,美国国税局根据汽车运营成本公布可选的标准里程费率。上一年的天然气价格通常也会在估算中考虑。雇主可以选择根据建议的费率补偿员工。他们也可以自行决定偏离该费率有些公司选择根本不提供里程补偿。但是,当他们这样做时,他们可能有权在其公司报税表中扣除这笔费用。同样,没有从雇主那里得到里程补偿的人也有资格在个人所得税申报表上列出汽车费用作为扣除额。从一个人的家到工作地点的旅行通常都不可报销用人单位或个人。换言之,如果一个人通常每天开车20英里从家里到办公室,他通常不能要求这是合法的费用。但是,如果他整天开车去其他地方打销售电话或为雇主做生意,他通常可以要求赔偿提供里程补偿时的额外差旅。
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