数据保留的重要性是什么(Importance of Data Retention)？

长期以来，数据保留对任何类型的业务都很重要。过去，这意味着要保留纸面文档的存档，以便在需要时检索，通常会将这些记录保存几十年，然后再将其丢弃。如今，电子数据保留使这项任务变得更容易，幸运的是，如果企业希望保护其利益和...

长期以来，数据保留对任何类型的业务都很重要。过去，这意味着要保留纸面文档的存档，以便在需要时检索，通常会将这些记录保存几十年，然后再将其丢弃。如今，电子数据保留使这项任务变得更容易，幸运的是，如果企业希望保护其利益和客户的利益，那么保留文档比以往任何时候都更加重要。

电子数据保留在很大程度上取代了维护纸质文件的档案。在任何类型的数据保留程序中都应包括许多不同类型的文件。所有电子通信，尤其是电子邮件和受密码保护的文件和其他文件，在保留过程中是必不可少的。与电子信函一起，任何类型的协议、合同或其他文件，包括由公司提出或为公司提出的法律索赔，即使这些文件被更新的版本所取代，也必须予以保留，客户发票和记录、员工申请和人事档案内容以及医疗保健数据等纸质文件也必须以高效的方式存档，这是最重要的原因之一创建和维护可靠的数据保留程序与法律问题有关。简单地说，任何与业务运营有关的文档都可能包含在发生诉讼时对业务有帮助的信息保存的文档使重建相关事件和时间表变得更容易，并证明公司官员就特定法律问题所做和未做的陈述。假设数据保留计划是彻底的，高效地归档文档可以为企业节省大量时间和任何类型的法律诉讼的资金，包括税务问题、涉及员工的事件或与客户签订的契约。除了提供对解决法律问题至关重要的信息外，良好的数据保留习惯同时还提供了向客户提供卓越支持的可能性。跟踪特定客户数年前发生的事件的能力可能为管理当今最重要的问题铺平道路，或者为一些新产品或服务提供灵感，这些新产品或服务可能对多个客户有吸引力。根据存档数据编制报告的能力可以确定趋势并激发想法，而这些想法在其他情况下是不明显的。从这个角度看，数据保留不仅仅是创建和维护过去的记录，还包括创建一种资源，以帮助增强未来业务的前景。