库存经理需要跟踪任何可能损坏的货物。公司应在提供给监督库存的部门经理的手册中列出其库存政策。所有者高管们通常会选择定期或永久性的盘存制度,并为现行的盘存制度制定程序,库存是仅次于员工的第二大开支。库存管理技术的手册和内部控制对于确保所有员工在此业务流程中遵循既定程序是必要的。由于工作分散在几个月或每季度一次,减少库存管理要求。
永续盘存系统在每次采购、销售或调整后跟踪货物对于定期库存管理技术,公司至少每季度对库存进行一次盘点和调整。在该季度的淡季期间,公司会计人员只需在会计分类账上进行美元调整。这些调整包括期初库存余额、加上每月采购额、减去每月销售额,并加上或减去调整数,形成一个美元数字供报告。在季度末,公司会进行一次存货盘点,并将实物存货与会计分类账上的数字进行核对。这类存货管理方法往往工作量较小,但也不太可靠。公司也可能会经历更高的调整,涉及损坏、损失,被盗或损坏的货物。
采用定期库存管理技术的公司通常每季度清点并调整库存水平永续盘存管理技术需要更多的工作,但也更可靠。一个计算机程序将根据每月的任何变动调整公司的主要存货账户。而不是按季度计算实际存货,使用永续盘存管理技术的公司可以将这项繁重的任务交给年度项目。为了保持与政府库存要求的一致性,公司可能需要每周进行周期盘点,以证明他们没有报告不准确的存货金额许多地方和州政府对未售出的存货征税;这就要求公司具备准确的技术,以避免支付过多的税款。
一些库存管理技术使用自动化系统跟踪库存并在需要时下订单。
公司可以定期或永久更新库存盘点。
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