会计人员在管理应付帐款分类帐。应付帐款在公司的会计系统中是一个非常周期性的过程。会计职员在管理应付帐款分类帐时,必须经常筛选大量的文书工作外部应付账款凭证包括供应商或供应商发票,要求支付货物或服务的月度账单和其他文书工作。这些外部文件中的信息包含在公司的应付帐款分类账中。大多数公司为这些外部文件设定付款到期日。财务总监和会计主管将从公司的应付账款中运行时间表确定当前需要付款的发票的系统。
应付帐款分类账列出公司的债务或已支付的款项公司还使用内部单据管理应付账款信息。采购订单是与公司应付账款系统相关的最常见的内部文件。采购订单包含有关授权采购货物或服务的特定信息。该信息包含在公司的账目中应付账款分类账,以便会计人员能够将供应商发票与采购订单进行匹配。将供应商发票与内部采购订单匹配,可确保公司拥有所有必要的文书工作,以比较和审查应付账款项目。采购订单还代表一种内部控制,以匹配收到的项目数量,产品和其他信息的美元金额与先前商定的信息相匹配。公司的总分类账通常包括公司应付账款分类账的总额总分类账用于创建公司的财务报表,而不是包含大量与业务运营相关的信息,公司使用明细分类账(如应付账款)来保存总分类账之外的详细信息。公司将在每个会计期末根据总分类账中包含的信息编制财务报表应付账款信息列在公司的资产负债表上。由于应付账款是一种金融债务负债,该账户通常会有一个贷方余额。会计中有贷方余额的账户包括在其资产负债表上的公司负债信息中应付账款是一种短期负债,通常列在公司的流动负债中。外部业务利益相关者经常将公司的短期财务负债与短期资产进行比较。这种比较有助于利益相关者确定公司是否有足够的资金支付应收账款应付账款。
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