如何利用邮件合并自动生成成绩单？

在制作学生成绩表、录取通知书、亦或是其他需要大量重复（非关键信息高度重合）的数据时，使用Word中的邮件合并功能可以进行自动化批处理。具体的操作方法，我们一同来学习。

工具/材料

Word办公组件

Excel办公组件

创建「Excel数据源」

01
在任务栏单击Excel图标，以启动Excel办公组件。
02
进入Excel起始界面后，双击新建空白工作簿。
03
依次在单元格中填写内容，使用方向键定位光标，可实现快速录入。
04
Excel中填写好内容后，另存为到指定存储路径。（我这里存储到桌面）
End

创建「WORD模板」

01
单击任务栏Word图标，快速启动Word办公组件。
02
同样地在Word起始界面，双击新建空白文档。
03
在Word中填写关键项信息模块，自定义设置格式，注意留出（空格或其它缩进方式）用于插入源数据的空间。
End

「邮件合并」综合操作

01
切换到「邮件」选项卡，依次点击 — 开始邮并 — 普通word文档。
02
单击「选择收件人」▼ — 展开项中选择「使用现有列表」
03
这时会弹出「选择数据源」对话框，我们选中（第一步骤中创建的）Excel工作薄并打开。
04
定位光标到相应位置，「插入合并域」里插入相应的内容。
05
「完成并合并」—「编辑单个文档」
在弹出的「合并到新文档」对话框，选择全部并确定。
06
此时Word会根据Excel里的源数据，进行自动化生成每位同学的成绩单。
End

调整「页面版式」

01
Ctrl+A全选对象后，依次单击「页面布局」选项卡 —调出「页面设置」对话框。
02
最后在「版式」标签栏 — 选择「按续本页」，并回车确定。
此时就可以将好几位同学的成绩表，放置到一张页面之中（打印）。
End

特别提示

2013版之前的Word在进行导入的Excel工作簿时，默认有3个Sheet。
我们进行编辑的一般是第一个Sheet，所以在进行导入的Excel工作簿时一般选择Sheet1。
2013版之前的Word在进行「完成并合并」的操作前，应先进行Ctrl+A进行全选并复制。
（此举是为了将内容暂时备份到剪贴板）。